L’accomplissement d’un stage permet à l’étudiant de s’immerger dans le monde professionnel, de mettre en pratique ses acquis scolaires ou universitaires, et assimiler des compétences nouvelles afin de valoriser son diplôme. Un stage en Belgique est une expérience de mobilité et renforce vos connaissances culturelles, linguistiques, et votre esprit d’initiative.
Qui peut effectuer un stage en Belgique?
Selon l’Arrêté Royal du 21 septembre 2004, le stagiaire est défini comme tout élève ou étudiant qui, dans le cadre de ses études, exerce un travail chez un employeur, dans des conditions similaires aux autres salariés de l’entreprise, en vue d’acquérir une expérience professionnelle. Le stage doit néanmoins être considéré comme une période d’apprentissage. Le stagiaire-étudiant doit être âgé de 18 ans au moins.
La convention de stage en Belgique
Une convention tripartite (école – étudiant -entreprise) doit être signée avant le début du stage. Celle-ci doit notamment mentionner : l’identité du maître de stage et de l’élève-stagiaire, les jours et heures au cours desquels le stage a lieu, le descriptif des missions ou fonctions confiées, les congés, les obligations du stagiaire, les modalités de rupture.
L’employeur doit rédiger une analyse de risque par rapport à la fonction qu’occupera l’étudiant en stage et la soumettre à l’école. Une fiche d’analyse de risque doit être jointe à la convention.
Les étudiants stagiaires effectuant un stage obligatoire dans le cadre de leurs études sont exemptés de la déclaration pour travailleurs étrangers LIMOSA. Ils sont également exclus du champ d’application de la déclaration immédiate de l’emploi (DIMONA), pour autant que leur occupation auprès d’un maître de stage ne dépasse pas 60 jours. Dans ce cas l’étudiant stagiaire devra être inscrit dans le registre du personnel de son maître de stage.
Faire un stage en tant qu’étranger en Belgique
Pour les étudiants de l’Union européenne
Ils peuvent se rendre au Luxembourg et y séjourner librement. Une pièce d’identité ou un passeport en cours de validité suffisent.
→ Enregistrement auprès de l’administration communale
Séjour de moins de 3 mois
S’ils résident en Belgique pendant le stage, les étudiants doivent signaler leur présence auprès de l’administration communale de leur lieu de résidence dans les dix jours de leur entrée sur le territoire. Ils obtiennent une déclaration de présence.
Séjour de plus de 3 mois
Une attestation d’enregistrement doit être demandée dans les trois mois suivant l’entrée sur le territoire auprès de l’administration communale du lieu de résidence, en présentant un document d’identité, et une attestation de stage établie par l’établissement d’enseignement.
L’attestation d’enregistrement électronique a une durée de validité maximale de cinq ans. Pour un stage, elle est limitée à la durée indiquée par celui-ci.
La démarche d’enregistrement est obligatoire, sous peine d’une amende administrative de 200 €.
Etudiants de pays tiers souhaitant séjourner en Belgique durant le stage
Les étudiants ressortissants de pays tiers peuvent séjourner en Belgique pour l’accomplissement d’un stage s’ils ont entre 18 et 30 ans. Ce stage doit être à temps plein et en continuation d’une formation préalable. Il peut durer maximum 12 mois.
→ Demande d’autorisation d’occupation par l’employeur auprès de l’autorité compétente en Belgique
Pour embaucher un stagiaire ressortissant de pays tiers faisant des études à l’étranger (hors Union européenne), l’employeur doit demander une autorisation d’occupation (permis de stage).
Il doit notamment fournir les documents suivants (liste non exhaustive) :
– un formulaire de de demande d’un permis de stage,
– photocopie du passeport,
– le contrat de stage signé par les deux parties.
▲ Certains étudiants sont dispensés de l’obtention du permis de stage :
• les étudiants qui effectuent des stages obligatoires pour les besoins de leurs études en Belgique ou dans un pays de l’Union européenne ;
• les stagiaires occupés par un pouvoir public belge ou par une organisation internationale de droit public établie en Belgique.
→ Demande d’autorisation de séjour à effectuer par le stagiaire
Le stage dure moins de trois mois
Dès réception du permis de stage, avant de venir en Belgique, le stagiaire devra demander un visa de court séjour auprès du poste diplomatique ou consulaire belge compétent de la résidence régulière à l’étranger.
Pour effectuer la demande d’autorisation de séjour, le stagiaire doit notamment fournir les documents suivants (liste non exhaustive) :
• une attestation émanant de l’établissement d’enseignement établissant que le stage est réalisé dans le cadre d’une formation initiale,
• une preuve de moyens de subsistances suffisants pour couvrir les frais de séjour, de santé et de rapatriement (par exemple une attestation de bourse d’étude ou de prêt, un engagement de prise en charge par une personne physique ou morale). Le montant minimal dont l’étudiant doit pouvoir disposer mensuellement est fixé à 1.263,17 € (novembre 2023).
Le visa « court séjour » (type C) est valable pour trois mois maximum.
Le stage dure plus de trois mois
Dès réception du permis de stage, avant de venir en Belgique, le stagiaire doit demander un visa long séjour (de type D) auprès du poste diplomatique ou consulaire belge compétent de la résidence régulière à l’étranger. Les documents nécessaires sont les mêmes que pour un visa de court séjour.
→ Enregistrement auprès de l’administration communale
À l’arrivée en Belgique, le stagiaire devra se présenter, dans les 8 jours ouvrables à dater de son entrée dans le pays, au service de la population ou des étrangers de la commune de résidence.
Après une enquête de résidence, la commune délivre au ressortissant étranger un Certificat d’Inscription au Registre des Étrangers (CIRE), valable pour 1 an et renouvelable.
Ce document donne droit à la libre circulation dans les autres pays signataires de l’espace Schengen.
Ressortissants de pays tiers séjournant dans un autre pays de l’Union européenne pendant le stage
-L’employeur qui souhaite occuper un stagiaire résidant dans un autre pays de l’UE doit demander une autorisation d’occupation auprès de l’autorité régionale compétente et constituer un dossier.
Exception : l’étudiant n’a pas besoin de permis de travail s’il effectue un stage obligatoire dans le cadre de ses études en Belgique, ou dans un autre pays membre de l’EEE ou la Suisse.
-Un visa doit être demandé avant de venir en Belgique, au poste diplomatique ou consulaire belge dans le pays d’origine. Les éléments composant ce dossier sont identiques à ceux qui sont nécessaires aux ressortissants de pays tiers qui désirent résider en Belgique moins de trois moins pour y effectuer leur stage.
Les différents types de stages en Belgique
Il existe différents types de stages : stage de détermination, stage d’insertion ou de transition professionnelle.
Seul le stage étudiant est un stage effectué par un étudiant dans le cadre de ses études.
Une convention d’immersion professionnelle peut être effectuée par tout jeune diplômé ayant terminé ses études et souhaitant acquérir une expérience professionnelle. Il s’agit d’un stage volontaire (informations sur les modalités dans la rubrique dédiée).
La durée du stage en Belgique
Il n’y a pas de durée légale uniforme pour les stages se déroulant dans le cadre de l’enseignement supérieur. D’une manière générale, la durée varie entre 1 et 4 mois.
Pour les étudiants hors Union européenne, ils doivent être à temps plein et ne pas excéder une durée de 12 mois.
Les droits du stagiaire en Belgique
Le stage n’est pas un contrat de travail, néanmoins la convention de stage lie les parties qui l’ont signée.
L’étudiant est soumis au règlement de l’organisme d’accueil, notamment concernant les horaires, le respect des conditions d’hygiène et de sécurité ainsi que les visites médicales.
La durée de présence ne peut pas dépasser 8 heures par jour et 40 heures par semaine.
Gratification
Le stage effectué dans le cadre des études a un caractère gratuit. L’étudiant stagiaire ne reçoit aucune rémunération.
Toutefois, certaines entreprises remboursent les frais de transport (abonnement d’autobus ou de train) ou mettent à disposition des repas gratuits ou à prix réduit aux étudiants. Ces avantages sont à négocier avec l’entreprise.
Rupture de la convention de stage
Les modalités de résiliation doivent être prévues dans la convention de stage.
Si le stage est rompu à l’initiative du stagiaire, celui-ci pourrait devoir verser à son entreprise d’accueil des dommages et intérêts afin de l’indemniser du préjudice subi (ceci reste limité puisque l’entreprise ne doit pas tirer profit de la présence du stagiaire en son sein). L’établissement d’enseignement peut également envisager des sanctions scolaires si les causes de rupture ne sont pas justifiées et sérieuses.
La convention d’immersion professionnelle (CIP) : un stage hors cursus universitaire
La convention d’immersion professionnelle ne s’effectue pas dans le cadre des études ou d’un contrat de travail en cours. Il s’agit d’un stage volontaire, qui peut concerner un étudiant, un demandeur d’emploi ou un salarié. Il permet d’acquérir de l’expérience professionnelle dans un domaine particulier. Le stage dure de 1 à 6 mois.
Pour faire une CIP, il n’est pas nécessaire d’avoir son domicile en Belgique. Néanmoins, il faut remplir au moins une des trois conditions :
-le stagiaire est domicilié dans la région de Bruxelles-Capitale,
-le stage se déroule dans la région de Bruxelles-Capitale,
-l’entreprise qui engage un stagiaire a un siège dans la région de Bruxelles-Capitale.
Le contrat
La convention doit être signée entre l’entreprise et le stagiaire, avant le début du stage. Il ne s’agit pas d’un contrat de travail, mais d’un contrat de formation. Il doit être validé par le Forem si le stage a lieu en Wallonie, et à Bruxelles Formation si le stage a lieu à Bruxelles. Le contrat décrit les objectifs du stage dans le cadre d’un plan de formation.
La gratification et la protection sociale
Contrairement au stage universitaire, le stagiaire perçoit une indemnité, qui varie en fonction de l’âge. Il s’agit du RMMG divisé par deux. La gratification est assujettie à la sécurité sociale des travailleurs salariés. L’employeur doit assurer le stagiaire à l’assurance accident du travail. L’indemnité est imposable.
La fiscalité des stages en Belgique
Le contrat de stage de l’étudiant stagiaire n’est pas un contrat de travail et le stagiaire ne reçoit, pour le travail qu’il réalise, ni rémunération, ni indemnité.
En cas de versement d’un salaire, les revenus belges du travail de l’étudiant seront imposables. L’employeur retiendra un impôt à la source, appelé « précompte professionnel », sur chaque salaire qu’il paie.
Les revenus ne sont pas imposés en dessous d’un certain seuil. Pour l’exercice d’imposition 2023 (revenus de 2022), le plafond d’exonération s’élève à 13.870 € par an. Si les revenus de l’étudiant sont inférieurs à cette somme, il ne devra payer aucun impôt.
Pour les étudiants résidant dans un pays différent de celui dans lequel le stage est effectué, ceux-ci doivent se renseigner sur les modalités de déclaration et d’imposition auprès de l’Administration fiscale de leur pays de résidence.
Protection sociale
Pour les étudiants français résidant en France et inscrits dans un établissement français
Assurance maladie
Le stagiaire étudiant n’a pas besoin d’être affilié à la sécurité sociale en Belgique. Il conserve son assurance maladie étudiant pendant le stage à l’étranger par le biais de la Carte d’assurance maladie européenne. Celle-ci est à demander sur le site Ameli.fr (espace privé). Elle permettra la prise en charge des soins médicalement nécessaires au cours du séjour.
L’employeur n’a pas à effectuer de déclaration immédiate d’emploi (DIMONA), l’Office National de Sécurité Sociale.
Assurance accident du travail
La couverture du risque accident du travail pendant un stage est prise en charge différemment selon les montants de la gratification perçue :
• En cas de gratification inférieure ou égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 4,35 € par heure effectuée au 1er janvier 2024)
L’étudiant français pourra se voir maintenir sa protection sociale française en matière d’accident du travail pour la durée du stage. Les cotisations seront recouvrées auprès de l’établissement d’enseignement français.
• En cas de gratification supérieure à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 4,35 € par heure effectuée au 1er janvier 2024)
Le stagiaire ne bénéficiera pas de la protection sociale du régime français en matière d’assurance accidents du travail (régime belge applicable). L’entreprise d’accueil doit couvrir les assurances accidents du travail et payer les cotisations afférentes à la couverture de ce risque.
La protection sociale pour les ressortissants de pays tiers
Les stagiaires originaires d’un pays situé hors de l’Union européenne doivent impérativement être couverts pour leurs frais de santé. Ils doivent se renseigner auprès de l’organisme assureur de leur pays d’origine afin de vérifier s’il intervient à l’étranger dans le cadre de conventions internationales. A défaut, il convient de s’inscrire dans une mutualité lors de son séjour en Belgique.
