Die Ferien nahen. Bevor Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen, sorgen ein paar einfache Reflexe für eine gelassene Abwesenheit und erleichtern sowohl die Arbeitsorganisation als auch Ihre Rückkehr. Hier die bewährten Praktiken.
🧳 Das Wichtigste
- Vor dem Urlaub im Team abstimmen (laufende Vorgänge, Fristen, wer in Ihrer Abwesenheit entscheidet).
- Abwesenheitsnotiz und Anrufbeantworter aktivieren: Daten, Rückkehr, Notfallkontakt.
- Abschließen, was möglich ist; den Rest mit einer klaren Übergabenotiz weitergeben.
- Rückkehr vorbereiten: Prioritäten und Nachbesprechungen.
- Gültigkeit Ihrer EKVK vor Reisen in die EU prüfen.
Vor der Abreise ein Teammeeting organisieren
Einige Tage vor dem Urlaub stimmen Sie sich mit Ihrem Team oder Vorgesetzten ab: laufende Vorgänge, anstehende Fristen, mögliche Schwierigkeiten.
Gelegenheit, um zu klären, wer dringende Anfragen beantwortet, Entscheidungen trifft und Projekte begleitet. Klare Kommunikation vermeidet Missverständnisse und sichert die Kontinuität.
Eine professionelle Abwesenheitsnotiz aktivieren
Oft vernachlässigt, aber essenziell: Sie informiert über Ihre Nichtverfügbarkeit und leitet dringende Anliegen an einen anderen Kontakt. Eine gute Notiz nennt:
- die Abwesenheitsdaten;
- das Rückkehrdatum;
- die Kontaktdaten eines Kollegen oder einer Vertretung;
- etwaige Notfälle.
Nicht vergessen: richten Sie auch Ihren Anrufbeantworter ein.
ich bin vom [Datum] bis einschließlich [Datum] nicht im Büro.
In dieser Zeit habe ich nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails.
Für dringende Anliegen wenden Sie sich bitte an [Name, Funktion, Kontakt].
Ihre Nachricht bearbeite ich nach meiner Rückkehr.
Mit freundlichen Grüßen.“
Möglichst viele Vorgänge abschließen
Erledigen Sie vor der Abreise, was möglich ist: offene E-Mails beantworten, nötige Dokumente weitergeben, bestimmte Aufgaben abschließen. So bleiben weniger offene Punkte während Ihrer Abwesenheit.
Zu betreuende Vorgänge übergeben
Erstellen Sie eine Liste der Vorgänge, die während Ihrer Abwesenheit betreut werden müssen, und bereiten Sie bei Bedarf eine Übergabenotiz für die vertretende Person vor.
Machen Sie die wesentlichen Informationen leicht zugänglich: die benannte Person oder Abteilung muss den Vorgang übernehmen können, ohne lange zu suchen. Je klarer die Lage, desto geringer das Blockaderisiko.
Ihre Rückkehr vorplanen
Bestimmen Sie vorab die vorrangigen Aufgaben nach der Rückkehr, um Ihre ersten Tage zu strukturieren und Überlastung zu vermeiden.
Planen Sie zudem einige Nachbesprechungen in den Tagen nach Ihrer Rückkehr: So hat jeder Zeit, sich zu organisieren und Prioritäten anzupassen.
🩺 Vor der Abreise prüfen: Ihre EKVK
Wenn Sie in ein Land der Europäischen Union reisen, prüfen Sie vor der Abreise die Gültigkeit Ihrer Europäischen Krankenversicherungskarte (EKVK). Als Grenzgänger ermöglicht sie die Übernahme medizinisch notwendiger Behandlungen bei einem vorübergehenden Aufenthalt — zu denselben Bedingungen wie Einheimische — und erspart die Vorauszahlung der gesamten Kosten bei einem unvorhergesehenen Arztbesuch oder Krankenhausaufenthalt.
Mehr Informationen: EKVK: der Urlaubsreflex, den man nicht vergessen sollte.
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